第一部份总则

第一条为保证公司董事会和行政管理工作的正常运转，提高工作效率，特制定本规定。

第二条本规定中的“秘书”是指对公司董事会成员、经营班子主要领导的工作，进行计划、准备和服务的事务性管理工作人员，包括专职秘书、兼职秘书及各部门行政联络员。

第三条本规定适用于集团及各子公司。

第二部份工作范围

第四条领导日程安排

(一)秘书负责领导出席会议、出差、参加宴会、接待或拜访客人等日程的预定和落实。各项工作应安排细致、周到，并及时了解和掌握工作进展的全过程。

(二)秘书负责领导工作日程的设计及安排，并对领导出席的重要会见、会议中的讲话进行记录整理。

（三）秘书要在每日9点前将各自部门领导的行程信息发布到公司秘书群中，各部门秘书根据工作需要汇总信息，报备各自部门领导查阅。

（四）秘书每月要将各自部门领导当月重要行程等信息材料进行规整存档，视重要程度选择保存的期限1-3年。

第五条文书管理

(二)秘书应定期收集公司及所属子公司经营管理方面的重要情报，主动以书面形式及时向领导反映、汇报。

(三)秘书负责领导授意的工作报告、会议发言、指示、决定等文件的起草工作，并做好文件的编号、打印、发放、归档等文书工作。

(四)领导外出需携带的文件资料，秘书应负责准备齐全，如不清楚之处应及时请示；所需准备的文件资料较多时，应事先设计《文件明细表》。

第六条文件整理

(一)秘书应根据文件的轻重缓急对文件进行分类，并将分类整理后的文件资料按急件和一般件分别置放；急件应置于急件夹中。

(二)急件须在24小时内提醒领导审阅；其他文件、资料根据文件性质、类别待领导审阅，按审阅意见办理。

(三)秘书负责将所有文件、资料于次月第一周前进行整理、归类；特殊文件、资料，根据领导指示另行处理。

(四)次年3月31日前，秘书应对所有文件、资料进行整理、归档。特殊文件、资料根据领导指示另行处理。

第七条档案管理

（一）秘书承担本部门档案管理员职责。

（二）依据《档案管理制度》，负责对本部门档案的收集、整理、归档等档案管理工作。

第八条接待事务

(一)秘书负责领导会晤宾客、来访者的预约、安排和接待工作，并按期制订《领导工作日程安排表》，提前呈递领导备忘。领导会晤前，应做好相关资料和文件的准备工作，及时提醒领导会晤、接待的人员、时间、地点等事宜。

(二)对未经预约要求会见领导的来访者，在问清对方姓名和要求后，应先请对方稍候，请示领导后，再引导其进入会客室或办公室，对不宜会见的来访者，则应婉言谢绝，或记录来访意图，以备日后答复。

(三)对于在领导办公室以外进行的会晤，秘书应及时将会晤的时间、地点预先告知集团行政管理部/子公司综合管理部，以便预订会场及确定会务工作人员。

(四)秘书应了解领导会晤的议题、人数、级别及是否用餐等情况，并事先通知与会者若需安排用餐的，须直接安排或通知集团行政管理部/子公司综合管理部预订餐厅，并安排菜单。

(五)秘书应会同集团行政管理部/子公司综合管理部会务人员，落实领导会晤场地的水、电、桌椅、扩音设备、演示板、纸笔以及水果、鲜花、欢迎牌、摄影、会间服务等事宜。

(六)对来访者，秘书要彬彬有礼，主动递送茶水。若需来访者等候时，应递上报纸、画报等。

第九条传达事务

(一)秘书负责及时拆封致领导的外来公文、信函、传真等，在《收件登记簿》上登记后及时呈递领导审阅。需审批的，则附《收文处理单》；需回复的，秘书应及时提醒、催办。

(二)秘书应及时接转领导的来电，若领导外出或正忙，须视情况及时告知领导相关信息。

(三)秘书应根据领导的指示或批复，进行来电、来函的回复或联系，并负责业务传真、信函等的拟稿、打印、核对工作，呈领导审阅后及时发送，并在《发送登记表》上进行登记。

(四)每年12月20日之前，秘书应根据领导圈定的名单，负责以领导名义寄发礼节性贺卡或信函，并将名单留存备查。

第十条内务整理

(一)秘书负责每日收拾、整理领导的办公桌、书架及工作所需的文件资料、台历、名片等各类文具用品和备用品，保证办公场所整洁及办公设施设备的运行正常。

(二)秘书负责每日督促，并协助清洁工清扫领导办公室、接待室、会议室、门窗、桌椅、柜橱、茶杯、烟缸、地毯等。

(三)秘书应随时保持领导办公室的整洁、有序，保持室内温、湿度适宜，空气新鲜，保持充足的茶、水、食品等的供给，及时浇灌或更换室内绿植。

(四)秘书应在办公室放置领导日常使用的物品及备用品，设计领导日常用品及备用品的明细表，记录品种、使用时间、数量等，做到心中有数。

(五)做好领导办公室的报刊、杂志的订阅、接收及上下架工作，保证报架的报纸不多于10天不少于5天；杂志存留2期；过期报刊杂志及时下架，交集团行政管理部/子公司人事行政部处理。

(六)秘书负责领导的费用报销等事宜。负责领导外来名片的整理、归类和输录等工作。

（七）秘书协助公司品牌部、文宣部做好领导的个人相片、微博和网络空间内容的更新。

第十一条会议事务

(一)秘书对领导召集或出席的各类会议，应事先制订会议日程，每周填写《领导工作日程安排表》；并拟写领导讲话稿，准备各种相关的文件资料。

(二)秘书应将领导召集或出席会议的时间、地点预先告知集团行政管理部/子公司综合管理部进行安排，了解并落实会议场地的水、电、桌、椅、扩音、投影设备、演示板、纸笔等布置情况，以及是否需备水果、鲜花、提示牌和摄影、会议记录等。

(三)秘书应了解领导召集或出席会议的主题、人数、级别及是否用餐、住宿等情况，并预先通知集团行政管理部/子公司综合管理部及与会者。若需安排用餐，需预先了解用餐标准并预订餐桌，排定菜单；需安排住宿的，须预先了解住宿标准并预定酒店。

(四)对领导召集的会议，秘书应做好会议记录，并请与会人员会签或请领导审签，需要发文的，按有关规定办理。

(五)对领导应邀参加的各类会议，秘书应及时提醒领导准时参加，并准备好相关资料。

第十二条代行事务

(一)秘书负责如实传达领导的指令或意见，做到准确与快速，事后视情况将对方的答复及时向领导汇报。

(二)秘书应及时传递领导交办的文件、书信与物品。

(三)秘书可受领导之命，对有关事项进行调查，并将调查情况汇总后向领导汇报。

(四)秘书负责领导出差时的交通、食宿安排。

第十三条联络事务

(一)秘书应掌握领导与外界、家庭、公司内部的通讯地址和联络方式，确保信息渠道的畅通。

(二)秘书应掌握领导的行踪，确定与领导保持联系的方式，并能根据事态的轻重缓急采取合适的方式进行联络。

第十四条工作纪律．

(一)秘书在日常工作管理中，应自觉遵守公司的规章制度，严守工作纪律，做到不该问的不问，不该说的不说。

(二)秘书对有关领导的机密文件、资料应及时做好保密防范工作，严防泄密。拟写文稿应确定密级；打字、复印不得委托他人代理；携带外出的文件、资料应包装密封。